文具产业知名企业——上海晨光文具股份有限公司通过打造OA系统，将管理思路落地，形成信息化管理体系。上海晨光文具股份有限公司（简称“晨光文具”）是一家整合创意价值与服务优势，倡导时尚文具生活方式，提供学习和工作场景解决方案的综合文具供应商。

作为文具行业的知名企业，晨光文具形成了儿童、学生、办公、时尚四大产品阵营，产品线的广度和深度均位居国内文具产业前列，并且在全国范围内构建了庞大的营销网络。

作为大型制造和销售企业，如何将公司庞大的业务信息与集团管理融合，晨光集团携手泛微，在OA系统的基础上，不断升级协同管控水平。

（晨光文具协同办公平台架构）

晨光文具协同办公平台功能特色

晨光文具通过OA流程管控实现流程数据交互，包括考勤管理、申购管理、供应链、财务管理、凭证集成等功能。

一、统一预算管理平台

预算、费用管控是企业内控的重要手段。合理的预算管控能够降低企业内耗，提升企业的利润和效率。晨光文具在企业不断扩大的过程中，将全公司的人员、业务集中和规范化处理，在OA系统中搭建了智+能化、电子化的预算费控功能。

（晨光集团预算费控方案）

1、建立统一预算编制

晨光文具的预算费控范围覆盖了晨光总部（包括驻外销售和驻外财务），搭建了多级预算科目。覆盖管理、研发、销售等费用，并且细化到三级，精细化地覆盖到了企业运营的每个细节。

预算数据通过OA系统接口，以excel的形式导入系统中，每次导入一年预算数据，预算细化到每个月，进一步精细化预算费控管理。晨光文具通过设置期间、科目、组织或成本中心等维度进行预算体系构建，通过流程进行预算编制并做预算管控执行，并且多样化配置了管控方案，灵活且规范。

2、建立完善的费控体系

晨光文具通过建立分类清晰、条线合理的费用管控体系，与预算、核算整合，实现费用动态化管理，收支有序，相关事项集中化处理。涉及日常报销、借款还款等。

便捷的事前费用申请：将差旅、任务、财务、考勤等各项业务之间的数据更加紧密的融合在一起，一次业务申请，多项数据协同。

例如差旅报销：在系统中实现差旅标准管理，包括住宿标准、出差补贴、业务招待费。减少人为审核工作量。

（报销信息单）

一个成本中心需单独提交一条申请，如遇多个成本中心需拆成多条单据；申请人填写内容纸制较多，将原来财务的工作量分解到每个申请人，提高每条流程的效率；个人、供应商付款信息在OA系统中统一维护，信息录入审批自动智+能，确保付款信息准确。

二、全程数字化流程管控资产申购

之前晨光集团，设备申购单的权限需要财务查找excel，人工决定流程走向，效率低而且容易出问题。

现在，晨光集团实现了OA与ERP系统的集成。业务部门发起资产申购单，业务、采购等部门领导审批后自动在ERP系统生成请购单，自动获取物料编码，物料编码数据来源于ERP系统，无需采购等相关人员再到ERP系统填写单据，节省工作量。

（资产申购流程带出物料编码）

并且通过全程数字化的流程管控，在申购流程中的各个审批节点，带出当前操作者的审批权限金额，决定流程走向。

实现了权限制度、系统控制：审批权限金额不需要人为控制，系统自动控制流程走向，减少人力查询。

省掉二次录入：OA系统中录入审批完成后，系统自动生成ERP请购单，无需采购人员对照申购单在ERP中重新录入。

数据协同：设备申购可以明确的查出以往部门申购的报表，并计算部门申购的总金额等。

三、人事行政共享服务

1、考勤管理

通过实现OA系统与人力资源系统深入集成，操作简便，极大地降低了推广难度，形成智+能化的考勤管理功能：

智+能化的请假流程：通过在系统中发起请假流程，可用年假、可用调休一目了然；移动端可审批考勤数据，加快数据流转速度，系统数据更真实。

（请假流程）

自助化的数据查询：员工可自助查询考勤数据，及时核对数据，保证考勤数据准确性。

可分析的考勤报表：形成考勤报表日常发生的数据最终通过报表展示，员工本月考勤状况一目了然，可作为员工绩效考核，工资核对的基础数据使用，提高数据复用性，减少其它部门工作量。

2、有序乘车

之前晨光集团临时班车申请需到司机那里填写申请，临时班车剩余座位数信息不公开，而且班车乘车证申请记录查询麻烦。此外班车信息和住宿无挂钩，住宿人员也可申请班车证，容易导致公司资源浪费。

现在，临时班车申请只需在OA系统中提交乘车申请流程，系统自动判定班车是否有座位，并告知剩余座位数，司机可以随时更新当天的班车数。

（班车申请流程）

班车证申请和住宿人员管控，已有班车不允许申请车证，有效管理班车的使用。乘车申请流程通过后，系统自动记录乘车人员信息，方便行政管理人员维护。

3、安心住宿

之前晨光集团员工住宿申请需要纸质单据申请，申请完后无系统记录；后期住宿调宿还需人为控制，信息不公开透明。

现在宿人员只需在OA系统中提交住宿申请单，审批通过后即可，系统自动存储住宿人员信息；后期如果涉及调宿等宿舍调动，系统自动判定是否符合条件，并强行管理入住和调整；行政部门可以很方便的查看住宿人员信息，并对相关人员的住宿信息进行维护，避免手动维护的麻烦。

4、和纸质工资条说再见

财务按照制作好的工资单模板，导入Excel文件，后台自动触发工资单发放并推送，无需再像以往纸质工资单发放。员工可在自己的首页门户收到工资单推送，可直接在系统查看工资明细。

晨光文具协同办公平台价值

随着晨光集团OA系统应用不断深入，覆盖了日常办公的方方面面和多家子公司，在日常应用中实现了：

降低时间成本：电子化、流程化的制度，大大缩短审批时间；

办公更自动化：流程自动根据设定的权限进行流转，效率高；

易用且成本低：办公系统符合国人的使用习惯，上手快易用。

同时，OA系统的职能向管控平台转变，从基础的办公、沟通功能，继续深入OA系统的应用功能。目标将晨光集团OA系统打造成统一的协同决策、管理、工作沟通平台：

以一体化的系统整合，来支撑管理与业务、财务融合；

战略发展与对各子公司管控，提供集团体系化的支撑；

实现协同效率与风险控制的平衡，实现移动高效办公。